laporan TA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Teknologi informasi yang semakin pesat dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja sebuah  perusahaan. Salah satu contohnya yaitu teknologi informasi dimanfaatkan untuk mengolah data stok gudang pada perusahaan. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi akan lebih banyak menghemat waktu, tidak menyita banyak tenaga, dan menghasilkan keakuratan penyajian data.

Dalam perkembangannya, kebutuhan pengguna akan informasi juga akan berubah-ubah baik dari segi keragaman isi maupun akses terhadap informasi tersebut. Semakin tinggi tingkat kebutuhan pengguna akan informasi, maka semakin beragam isi informasi yang dibutuhkan serta kemempuan akses yang cepat terhadap informasi tersebut.

Perusahaan PT. Multi Persada Gatramegah atau sering disebut PT.MPG yaitu perusahaan perkebunan kelapa sawit. Bidang usahanya terbentang dari penyiapan lahan dan tenaga kerja, pembibitan (Nursery), penanaman, perawatan. PT. MPG mempunyai lahan di KM 32 jalan Puruk Cahu tepatnya di desa Karamuan.

Pengolahan data stok gudang pada PT. Multi Persada Gatramegah ini masih bisa dibilang manual, artinya dari segi pencatatan dan pengolahannya masih menggunakan selembar kertas berupa nota persediaan. Pelaporan dari lahan ke kantor di Muara Teweh dilakukan dengan cara menyalin dari nota tersebut ke dalam Microsoft Excel. Setiap 2 Minggu sekali laporan dalam format Excel tersebut harus dikirim ke kantor di Muara Teweh.

1

Sistem informasi untuk pengolah data stok gudang yang digunakan PT. Multi Persada Gatramegah masih menggunakan Microsoft Excel. Kendala pada Microsoft Excel tersebut yaitu sulitnya merubah data stok akhir bulan kemarin ke stok awal bulan sekarang. Dari segi laporan tidak bisa melihat stok barang per item serta melihat laporan barang per hari, bulan serta pertahun. Hal ini menyulitkan pihak gudang mengolah data stok gudang tersebut.

Dengan adanya database pada Borland Delphi 7.0 saat ini dapat memberikan jawaban terhadap permasalahan dalam mengolah data stok gudang tersebut, mulai dari pemasukan data, pencarian data yang dibutuhkan serta laporan yang dibutuhkan. Baik dari data barang, data supplier, dan data transaksi. Selain mempermudah dan mempercepat pekerjaan dalam pengolahan data stok gudang ini, dari segi tempat penyimpanan data yang aman, akurat, efektif dan efesien.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, dapat dikemukakan perumusan masalah, yaitu :

1.      Bagaimana membangun suatu sistem informasi untuk mengolah data stok gudang pada PT. Multi Persada Gatramegah tersebut?

2.      Bagaimana merubah data stok akhir bulan sekarang menjadi stok awal bulan berikutnya?

3.      Bagaimana mencari barang masuk dan barang keluar per item?

4.      Bagaimana mencari laporan barang masuk dan barang keluar per hari, per bulah dan per tahun?

1.3  Batasan Masalah

Penulisan tugas akhir ini dibatasi hanya pada spesifikasi di dalam Aplikasi Stok Gudang yang menggunakan Borland Delphi 7.0 pada PT. Multi Persada Gatramegah.

1.4  Tujuan dan Manfaat Penelitian

Suatu kegiatan penelitian harus ada tujuan dan manfaat yang jelas yang digunakan untuk melihat perkembangan teknologi diunia luar atau didunia kerja, adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut:

1.4.1        Tujuan

1.      Untuk memenuhi salah satu syarat guna mendapatkan Gelar Ahli Madya (A.Md).

2.      Untuk mengetahui dan menggali serta memahami sistem informasi pada PT. Multi Persada Gatramegah dalam rangka menulisan Laporan Tugas Akhir ini.

1.4.2        Manfaat

Dari tujuan diatas, adapun manfaat antara lain:

1.      Dapat membangun suatu sistem informasi stok gudang.

2.      Hasil penelitian ini nantinya dapat menjadi suatu sistem informasi stok gudang yang diandalkan bagi PT. Multi Persada Gatramegah dan bermanfaat serta untuk menambah ilmu pengetahuan dan teknologi.

3.      Aplikasi yang dihasilkan dari penelitian tersebut dapat digunakan dan deterapkan pada PT. Multi Persada Gatramegah.

4.      Dengan adanya sistem informasi stok gudang tersebut diharapkan dapat menunjang kelancaran operasional, dan agar tercipta proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

1.5          Metodologi Penelitian

Pada penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut :

         a.   Metode Observasi

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data atau fakta yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung para pembuat keputusan berikut lingkungan fisiknya atau pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang berjalan. Pada tahap ini penulis melakukan pengamatan terhadap kegiatan, proses, dan alur penyetokan dan pengadaan barang di gudang pada PT. Multi Persada Gatramegah.

b.   Studi Kepustakaan

               Yaitu pengumpulan data  dan informasi dengan mempelajari buku-buku, bahan kuliah, temuan data melalui browsing di internet, dan beberapa arsip yang berkaitan dengan stok gudang pada PT. Multi Persada Gatramegah cabang Muara Teweh guna kelancaran kegiatan pencarian data.

c.   Metode Interview

         Wawancara merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sitem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. penulis mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan pergudangan.

1.6          Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam tugas akhir ini terbagi menjadi 5 bab, yaitu pendahuluan, landasan teori, rancangan sistem, hasil dan pembahasan, serta penutup.

BAB I.  PENDAHULUAN

Pendahuluan, yang didalamnya mencakup latar belakang penelitian, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metologi penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II. LANDASAN TEORI

Bab ini memuat tentang pengertian Stok Gudang, Aplikasi, Pengolah Data, Flowchart, Data Flow Diagram (DFD),database (Basis Data), Borland Delphi 7.0, Borland Database Enggine (BDE), mengenal Database Management System (DBMS) dan sekilas tentang Interbase.

BAB III.RANCANGAN SISTEM

Bab ini memuat flowchart, Data Flow Diagram (DFD), rancangan database, dan rancangan antar muka.

BAB IV.HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan perancangan sistem yang dibuat yaitu Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), rancangan database, dan rancangan antar muka, dan inplementasi program.

BAB V. PENUTUP

Bab ini berisi uraian tentang kesimpulan yang didapat dari proses pembuatan Aplikasi Pengolahan Data Stok Gudang,  serta saran yang dapat penulis berikan apabila sistem ini ingin dikembangkan lebih lanjut.

BAB II

LANDASAN TEORI

Agar lebih memperjelas arah penelitian ini perlu adanya landasan teoritis yang menjadi dasar penulisan laporan tugas akhir. Adapun yang landasan teori adalah sebagai berikut.

2.1  Pengertian Stok Gudang

Stok bisa dikatakan persediaan. Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal.

Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang berupa material atau alat pekerjaan. Dari kata gudang maka didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan gudang. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan Movement (perpindahan), strange (penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).

Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) dalam bukunya menyebutkan beberapa tipe gudang, yaitu:

a.       Manufacturing plant warehouse

Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada dipabrik. Transaksi di dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyiapan material, pengambilan material, penyiapan barang jadi ke gudang, transaksii internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung ke konsumen (pemakai).

b.      Central warehouse

6

Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi didalam Central warehouse meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse, langsung dari pabrik, atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman barang jadi ke distribution warehouse.

c.       Distribution warehouse

Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini meliputi peerimaan barang jadi (dari central warehouse, pabrik, atau supplier), penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapanbarang yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen (pemakai). Terkadang distribution warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse.

d.      Retailer warehouse

Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat dikatakan gudang yang dimiliki took yang menjual barang ke konsumen.

Dilihat dari fungsinya, pergudangan mempunyai tiga fungsi utama yaitu movement (perpindahan), strange (penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi).

1)      Movement (Perpindahan)

Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventori dan mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama.

2)      Storange (Penyimpanan)

Storange merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang merupakan barang baku ataupun barang hasil produksi.penyimpanan barang dilakukan didalam gudang

3)      Information Transfer (Transfer Informasi)

Aktivitas ini adalah transfer informasi seperti informasi mengenai stok barang yang ada digudang atau informasi-informasi yang lain yang berguna, informasi ini dapat merupakan informasi untuk pihak diluar gudang atau pihak gudang sendiri.

2.2  Pengertian Aplikasi

Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. 

2.3  Pengolahan Data

Pengolahan data adalah suatu sistem yang akan mengolah berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

Pengolahan data menurut George R. Terry, Pengolahan data adalah serangkaian operasi informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. (Martin M. Lipschutz, 1990).

Sedang menurut Gordon B. Davis data adalah sebagai bahan mentah dari informasi yang dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukan jumlah atau tindakan-tindakan atau hal (Gordon B. Davis, 1997)

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu:

1.      Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2.      Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak mempunyai nilai lagi

3.      Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya

2.4  Flowchart

Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.

Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program.

2.5  Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) / Diagram aliran data adalah alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran alur data atau informasi tanpa mengaitkan bentuk fisik media penyimpanan data atau hardware (Kendall : 2003).

     

2.6   Database (Basis Data)

Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto, 1997:265-271). Untuk membentuk suatu database diperlukan tipe data, sebagai berikut :

1. Karakter

    Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter      numerik, huruf ataupun karakter khusus yang membentuk suatu item data.

2. Field

Field merupakan gambaran suatu atribut dari record yang menunjukan

item dari data

3. Record

Record merupakan kumpulan dari field-field. Record menggambarkan

suatu unit data individu tertentu.

4. File

File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data

yang sejenis

5. Database

Database merupakan kumpulan dari file.

2.7    Borland Delphi 7.0

Borland Delphi atau bisa disebut Delphi merupakan perangkat lunak mengembangan aplikasi yang sangat populer di lingkungan Windows. Delphi memberikan fasilitas-fasilitas pembuatan aplikasi visual seperti Visual Basic. Dengan menggunakan Delphi dapat membuat aplikasi berbasis Windows dengan beberapa keunggulan, yaitu pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompiler, pola desain yang menarik serta diperkuat dengan bahasa pemrograman yang terstruktur dalam struktur bahasa pemrograman object Pascal.

2.8           Borland Database Engine (BDE)

Borland Database Engine (BDE) merupakan teknologi database standar yang diperkenalkan pada versi awal Delphi dan pada saat merupakan salah satu teknologi akses database yang ditawarkan Delphi. BDE dikembangkan agar dapat mengakses remote database server. Delphi menyertakan beberapa BDE driver yang dikenal dengan nama SQL links untuk mengakses SQL server seperti Orecle, Interbase, DB2, Sybase, Informix, dan MS SQL server.

BDE terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing komponennya memiliki fungsi yang berbeda. Berukut penjelasan fungsi masing-masing komponen, yaitu;

1)      Table

Komponen ini dapat digunakan untuk mengakses tabel dari suatu database. Tabel yang dapat diakses oleh komponen ini adalah tabel Paradox, dBASE, atau Foxpro.

2)      Query

Komponen ini digunakan untuk mengakses satu atau beberapa tabel pada suatu database, tentunya dengan menggunakan erintah query.

3)      StoredProc

Komponen ini digunakan untuk mengeksekusi stored procedure yang terletak pada server. Store procedure adalah pernyataan atau perintah yang disimpan pada server database sebagai sebuah meta data (contoh meta data adalah tabel, indexs atau domain). Yang perlu diperhatikan pada komponen ini adalah tidak semua database mendukung store procedure ini.

4)      Database

Komponen ini digunakan untuk mengontrol koneksi ke database dan mengontrol transaksi pada apliaksi yang menggunakan BDE.

5)      Session

Komponen ini digunakan untuk mengelola koneksi dari aplikasi ke database. Ada 3 (tiga) macam pada penggunaan  Tsession ini, yaitu:

1)      Untuk aplikasi standar

2)      Untuk multiple files untuk paradox dan

3)      Untuk aplikasi database multi threaded.

4)      BathMove

Komponen ini digunakan untuk melakukan berbagai operasi database seperti tambah, hapus, dan copy dari suatu dataset ke tabel.

5)      UpdateSQL

Komponen ini digunakan untuk menulis perintah SQL yang akan digunakan untuk melakukan berbagai operasi update pada dataset.

2.9           Mengenal Database Management System

Database Management System sering disebut DBMS. Menurut Abdul Kadir (2004,2005), DBMS merupakan perangkat lunak atau program komputer yang dirancang secara khusus untuk memudahkan pengelolaan database.

Menurut Fatansyah (1999) DBMS (Database Management System) adalah suatu perangkat khusus yang menangani basis data, seperti menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan, diubah, diambil kembali, DBMS juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemakaian secara bersama, pemaksaan keakuratan atau konsistensi data dan sebagainya.

DBMS memiliki bahasa khusus yang ditetapkan oleh pihak DBMS yang digunakan untuk berinteraksi atau berkomunikasi antara pemakai denga basis data. Bahasa tersebut dapat dikatakan Bahasa Basis Data yang terdiri atas sejumlah perintah (command) yang dapat dituliskan oleh user untuk kemudian diproses oleh DBMS untuk melakukan aksi tertentu. Dengan bahasa tersebut administrator dapat menulis perintah untuk membentuk atau mengubah tabel yang akan disimpan secara fisik oleh DBMS.

2.10       Interbase

Interbase adalah sebuah Relational Database Management System (RDBMS) yang mampu melakukan pemrosesan transaksi dengan cepat dan menggunakan data secara bersama, baik dari dalam lingkungan single user ataupun multi user. Karena interbase memiliki semua fitur utama yang harus dimiliki oleh sebuah RDBMS. Interbase menggunakan sebuah data Data Definition Language (DDL) untuk mendefinisikan berbagai objek database yang berisi informasi mengenai struktur database beserta datanya. Objek-objek ini sering disebut “metadata”.